¿Qué servicios deberías externalizar para ser un líder más productivo?

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El entorno de los negocios ha evolucionado velozmente en los últimos años, como consecuencia de la transformación digital y la hiperconectividad a Internet que caracteriza la interrelación entre personas y empresas en la actualidad. En este contexto, la gestión eficiente de los procesos es clave para garantizar la competitividad de la organización. Por ello, es necesario concentrar el esfuerzo del personal, el tiempo necesario y cada recurso disponible a las tareas directamente relacionadas con la actividad productiva de la compañía, delegando aquellas labores de soporte técnico, contable, administrativo y de marketing, entre otras, a proveedores outsourcing o externos.


La posibilidad de invertir toda la capacidad y el talento de la compañía en las áreas prioritarias para el logro de sus objetivos corporativos y de mercado, apoyándose en la contratación de un servicio outsourcing para encargarse de asuntos igualmente importantes, pero que podríamos denominar “funcionales”, es una particularidad de una organización contemporánea, que puede sumarse a las propuestas en nuestro artículo Características de las empresas innovadoras. Aparte de esto, la interrelación con profesionales y empresas externas, puede generar una serie de beneficios que sintetizaremos a continuación:

 

  • Concentrar los esfuerzos en la principal actividad de la organización. La contratación de servicios outsourcing incrementa notablemente el enfoque en las metas de la compañía y, por ende, mejora el rendimiento del personal y de los recursos disponibles.
     
  • Ahorro de costes. Prescindir de la contratación de personal y de la adquisición de  infraestructura y equipos para actividades de soporte, permite conducir la inversión de recursos a las áreas prioritarias del negocio. Además, la negociación con empresas externas puede implicar el pago de tarifas fijas, lo que contribuye a un cálculo más eficiente de los gastos.
     
  • Contar con especialistas. Algunos servicios funcionales requieren de profesionales y técnicos especializados, cuya incorporación a la organización supone una carga enorme para el presupuesto. Los proveedores outsourcing en la actualidad se preocupan por contar en sus filas con los mejores perfiles, dependiendo del sector al que se dediquen, lo que garantiza una prestación de servicios de calidad.
     
  • Se evitan riesgos. Al contratar servicios externos, las empresas sólo asumen las situaciones derivadas de su actividad y no se involucran en problemas financieros, de personal o de mantenimiento y obsolescencia de equipos propios de las áreas funcionales cubiertas por proveedores outsourcing.
     
  • Flexibilidad. Áreas específicas como el mantenimiento de ordenadores, equipos de refrigeración y aire acondicionado, entre otras, sólo requieren de trabajo preventivo, eventual y programable en el tiempo, lo que facilita la previsión financiera y la pauta de paradas laborales indispensables.
     
  • Se incrementa la productividad y la competitividad. La opción de recurrir a servicios outsourcing supone en muchos casos la agilización de procesos que asumidos internamente podrían no realizarse tan rápidamente como se requiere (marketing, call center, auditorías, transporte, etc.). En esos casos, los proveedores externos coadyuvan de modo efectivo en el desarrollo de tareas medulares que permitan a las empresas contratantes destacarse en el mercado. Más aún, mediante convenios sólidos, es factible explorar oportunidades de negocio.

 

Servicios que una organización podría (y debería) externalizar
 

Una vez analizadas las ventajas de la contratación externa, haremos un breve inventario de los servicios más comunes bajo la modalidad outsourcing que se ofrecen en la actualidad.
 

  • Asesoría legal, auditoría financiera y contable. Es uno de los sectores pioneros en servicios externos a empresas. Prestigiosas firmas multinacionales como KPMG, Deloitte, EY y PwC tienen en sus nóminas a los mejores profesionales del Derecho, la Contabilidad y la Administración, con la  experiencia necesaria para asistir a empresas y hasta entes de gobierno en los países donde tienen presencia. Incluso, muchas compañías, desde pymes hasta de mayor capacidad, prefieren delegar sus asuntos contables y administrativos a compañías o especialistas outsourcing.
     
  • Transporte y envíos. Contar con proveedores responsables, confiables y que tengan vehículos apropiados para el traslado de materias primas y productos terminados es vital para el correcto funcionamiento de la cadena de suministro, en el caso de las industrias manufactureras y de alimentos. Por otro lado, las empresas dedicadas al e-commerce y a los servicios a domicilio deben garantizar a sus clientes el arribo de sus pedidos en perfectas condiciones. ¡En ello se juegan su prestigio! Pero hay que tomar en cuenta el enorme costo que representaría tratar de conformar una flota de transporte propia.
  • Marketing y comunicación. Las estrategias de marketing e imagen requieren de la participación de profesionales en diversas áreas (mercado, diseño gráfico, creatividad y redacción, etc.) que deben actuar en sinergia para obtener los resultados que se esperan de las campañas publicitarias y otros esfuerzos en el área. Asimismo, el desarrollo actual del marketing online reclama la participación de verdaderos especialistas en redes sociales y otros medios digitales, así como en desarrollo de apps y softwares. Si en el mercado existen muchas y muy eficientes agencias de marketing con el personal requerido, ya no tiene sentido hacer lo que algunas compañías hacían décadas atrás: desarrollar un departamento in house en esta área.
     
  • Soporte informático. En este ámbito, tampoco hay razones justificar una dependencia dentro de la organización, ya que existen proveedores externos especializados y con experiencia en áreas como diseño y mantenimiento de softwares aplicados de gestión, así como en soporte para sistemas operativos, Internet ,servidores de correos, bases de datos, backups, redes Lan o Wan, etc. También las organizaciones pueden integrarse en ecosistemas de emprendimiento que les permitan entrar en contacto con startups dedicadas a dichas tareas.
     
  • Contratación de personal. Muchas empresas requieren de talento humano temporal o conformar equipos para labores específicas como las de call center, enfermería, mensajería ligera y otras. Las empresas reclutadoras de personal para oficios como estos, han aportado soluciones en este sentido. Además, hay organizaciones que solicitan los servicios de firmas externas dedicadas a la captación y selección de profesionales para cargos fijos y de responsabilidad.

 

Como dijimos, el presente es un inventario limitado, pero hay una gama más amplia de servicios outsourcing que continuará creciendo en concordancia con la iniciativa de emprendedores creativos.

 

 

 

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